YEKLABS / Automatisation
Que faut-il examiner avant d’automatiser un processus ?
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Pour une première automatisation, choisissez une tâche fréquente, régie par des règles claires et réversible en cas d’erreur. Parcourez le processus avec la personne qui l’exécute. Notez le système d’origine des données, la personne qui les contrôle et l’événement qui déclenche l’étape suivante.
Suivre une opération de bout en bout
Imaginez qu’un client demande un devis par e-mail. Un collaborateur lit le message, cherche la fiche client, saisit la demande dans le CRM et prévient la personne concernée. Pour chaque étape, notez les champs utilisés, le responsable et le temps d’attente. Repérez séparément les doubles saisies et les points qui demandent une décision.
Documenter aussi les exceptions
Une demande complète correspondant à un client existant peut devenir automatiquement une fiche provisoire dans le CRM. Si deux clients portent des noms proches, un collaborateur doit pouvoir choisir le bon. Définissez les cas où une deuxième fiche doit être créée si le client renvoie la même demande. Ces règles précisent les points de reprise par une personne.
Si des données circulent entre deux systèmes, prévoyez les coupures de connexion. Enregistrez le succès ou l’échec du transfert et utilisez une clé de rapprochement pour éviter les doublons lors d’une nouvelle tentative. L’équipe pourra ainsi identifier les opérations en attente.
Mesurer un résultat lors du premier essai
Pendant une semaine, vous pouvez limiter le pilote à la création de fiches provisoires pour les demandes complètes. Le collaborateur conserve la validation avant envoi. Avant le pilote, relevez le temps de saisie de demandes types, les mauvaises correspondances et les champs manquants. Reprenez les mêmes mesures après l’essai.
Si les résultats répondent au besoin, choisissez l’étape suivante. Par exemple, lorsque les fiches provisoires sont suffisamment exactes, ajoutez une notification au responsable. Si les erreurs se concentrent sur un type de demande, clarifiez d’abord la règle métier correspondante.
Liste de contrôle
- Quel événement déclenche chaque étape ?
- Que se passe-t-il en cas d’information manquante, de répétition ou de coupure de connexion ?
- Quels enregistrements serviront à mesurer le résultat du pilote ?