YEKLABS / Otomasyon
Bir iş akışını otomatikleştirmeden önce hangi adımları incelemeli?
YekLabs ·
İlk otomasyon için sık tekrar eden, kuralı açık ve hata halinde geri alınabilen bir adım seçin. Başlamadan önce akışı işi yapan kişiyle birlikte yürüyün. Bilginin hangi sistemden geldiğini, kim tarafından kontrol edildiğini ve sonraki adımı neyin başlattığını kaydedin.
Bir işlemi baştan sona takip edin
Bir müşteriden e-postayla teklif talebi geldiğini düşünün. Çalışan e-postayı okur, müşteri kaydını arar, talebi CRM’e girer ve ilgili kişiye haber verir. Her adım için kullanılan alanları, sorumluyu ve bekleme süresini not edin. Aynı bilginin iki kez yazıldığı yer ile karar verilmesi gereken yeri ayrı işaretleyin.
Normal akış kadar istisnaları da yazın
Mevcut müşteriyle eşleşen, eksiksiz bir talep doğrudan CRM’de taslak kayda dönüşebilir. Benzer isimli iki müşteri bulunursa çalışan seçim yapabilmeli. Bir müşteri aynı talebi tekrar gönderirse ikinci kaydın ne zaman açılacağını belirleyin. Bu kurallar, otomasyonun nerede durup insana devredeceğini tarif eder.
İki sistem arasında veri aktarımı varsa bağlantının kesildiği anı da düşünün. Aktarımın başarılı olup olmadığını kayda geçirin ve yeniden denendiğinde aynı talep için iki kayıt açılmasını önleyen bir eşleştirme anahtarı kullanın. Böylece ekip hangi işlemlerin beklediğini görebilir.
İlk denemede tek bir sonucu ölçün
Bir hafta boyunca yalnızca eksiksiz talepler için taslak kayıt oluşturmayı deneyebilirsiniz. Gönderim onayı çalışanda kalır. Pilot başlamadan önce örnek taleplerin kayıt süresini, yanlış eşleşmeleri ve eksik alanları not edin. Denemeden sonra aynı ölçüleri tekrar alın.
Sonuç iyi görünüyorsa bir sonraki adımı seçin. Örneğin taslak kayıtların doğruluğu yeterliyse sorumluya bildirim eklenebilir. Hatalar belirli bir talep türünde yoğunlaşıyorsa önce o türün iş kuralını netleştirin.
Kontrol listesi
- Hangi adım, hangi olayla başlıyor?
- Eksik bilgi, tekrar ve bağlantı hatasında akış ne yapacak?
- Pilotun sonucunu hangi kayıt üzerinden ölçeceksiniz?