Excel’den CRM’e ne zaman geçmeli?

Tablonun hâlâ yeterli olduğu durum

Bir kişi müşteri kayıtlarını güncelliyor, satış adımları basit ve haftalık takip için aynı dosya kullanılıyorsa tablo işinizi görebilir. Önce müşteri adı, güncel durum, sorumlu ve sonraki görüşme tarihini zorunlu alan olarak belirleyin. Aynı düzeni bir hafta sürdürebiliyorsanız, ihtiyaç duyduğunuz iyileştirme bir süreç kuralı olabilir.

Geçişi düşündüren üç işaret

Bir müşteri iki dosyada farklı aşamalarda görünüyorsa ekip rapordan önce hangi kaydın doğru olduğunu araştırır. Bir teklif sonrası geri dönüş tarihi yalnızca mesajlaşmada kalıyorsa işi devralan kişi hatırlatmayı göremez. Haftalık rapor, farklı dosyaları birleştirerek elle hazırlanıyorsa satış durumu ancak rapor hazırlandığında görünür olur.

Örneğin aynı müşteri için bir dosyada “teklif iletildi”, diğerinde “görüşme bekleniyor” yazdığını düşünün. CRM’de bu durumları ayrı ayrı güncellemek yerine tek müşteri kaydına görüşme geçmişini ve teklif takibini bağlayabilirsiniz. Yeni aşamaya geçişte sorumlu ve tarih görünür kalır.

İlk sürümü bir satış akışıyla sınırlayın

Önce son dönemde açılmış küçük bir kayıt grubunu seçin. E-posta, telefon ve şirket adına bakarak olası çift kayıtları ayırın. Eşleşmenin belirsiz olduğu satırları bir ekip üyesine inceletin. Eski tablodaki aşamaları yeni aşamalarla eşleştirin ve açık takip işlerini sorumlularıyla birlikte aktarın.

Pilot ekiple bir hafta boyunca aynı senaryoyu deneyin. Pazartesi açılan bir kaydı cuma günü başka biri devralabilmeli, son görüşmeyi okuyabilmeli ve zamanı gelen işleri tek listede görebilmeli. Sonra pilot öncesindeki eksik takip sayısı veya rapor hazırlama süresiyle karşılaştırın.

Kontrol listesi

• Bir müşteri için ekipçe kullanılan tek kayıt var mı?
• Açık takip işinin sorumlusu ve tarihi kayıtta görülebiliyor mu?
• Pilot ekibin kullanacağı kayıtlar ve başarı ölçüsü belli mi?

İlgili içerikler

• Bir satış sürecini CRM’de nasıl kurduk?
• Bir iş akışını otomatikleştirmeden önce hangi adımları incelemeli?
• CRM ve özel yazılım